第17回　100周年実行企画会議(2017.01.10)　



■日時:2017 年1 月10日(火曜日) 18:00~20:00
■場所:大日本印刷(株)(以下、DNP)会議室
■出席者:
募金委員会⇒森田委員長
同窓会⇒佐伯会長、中嶋(渉外担当副会長) 、浅田(企画担当副会長)、安本（記念誌担当副会長）、三好（祝賀会担当副会長） 、山口(IT 担当副会長)、牟禮(会計担当理事)
同窓会(募金委員会を兼ねる)事務局⇒吉田、細田
DNP⇒杉浦、遠藤、 薮内(記)

【報告事項】

１．募金委員会開催(12月8日)について⇒森田委員長より
・高校16～30期に個別寄附依頼の文書を10月末に約5000通を発送し、259件約630万円の寄附が集まり、かなりの効果があった。
・１月下旬発送予定の会報特別号36号発送では、全寄附者（匿名希望除く）の芳名録と振込用紙を同封し、更なる募金活動を行う。尚、募金活動に係る費用は１００周年実行委員会が負担し、同窓会活動と適切に区分する。
12月8日開催の募金委員会の議事録は、こちら ⇒　第8回募金委員会議事録

２．イベント開催（2017年1月8日）について⇒森田委員長より
・124名の出席者で学内関係者が約半数。募金は約10万円が集まり、収支については、現在集計中である。
・支出面では、講演者に対しては同窓生としての好意で無報酬だが、今後、遠方の講演者に対しての交通費等の扱いは検討する。
・今後９回の講演・イベントを計画している候補者リストが配布説明がなされ、講演会の日程は、次年度の学校スケジュールが決定する1月下旬以降に学校の施設が利用できる日程を確認し、候補者と調整していく。
・候補者リストの中には、100周年事業のイベントとして協力をお願いしたい人も含まれるため、今後、学校とその他の１００周年関連委員会とも調整しながら進めていく。

３．クリエイトラボ委員会開催(12月5日)について⇒ 浅田副会長より
・教職員や在校生から回収したワークシート、村田校長や教職員に直接ヒアリングも行い、その結果をもとに、コンセプトや必要な機能の検討を進めている。
・クリエイトラボ開設に向けた基本的な考え方として、以下の3点を掲げている。
①昼休み、放課後だけでなく正課科目でも活用できる場を目指す。
②卒業生がソフト面で支援できる機会や、卒業生も利用できる場所を目指す。
③継続的な活用が行われる運用・管理体制の構築を目指す。

・クリエイトラボの運用は学校が行うが、完成引き渡しの2017年8月～2018年11月の式典開催までの間は、100周年事業実行委員会がソフト・ハードの両面でサポートしていく。特に2018年3月までの期間は、様々な対象者に向けたイベントの企画を検討し、クリエイトラボ利用促進となる足掛かりに注力する。
・そのため、クリエイトラボの運営企画は、学校や100周年実行委員会、イベント委員会等と協議し進めていく。
・現役３年生の卒業記念品として、ラボに利用できる備品提供の申し入れがあり、学校側と調整している。
12月5日開催のクリエイトラボ委員会の議事録は、こちら ⇒　第4回クリエイトラボ委員会議事録

３．会報特別号について⇒安本副会長・DNPより
・1月に特定寄附が目標額5000万円に近づいてきたため、目標額を超えた時の告知を行い、混乱が起きないよう、記載表現を急きょ変更し、発送時期については、1月末発送すべく準備を進めていくこととした。
・「高津の群像」候補者募集の記事で、記念誌委員会にて選定した候補者の告知と、追加候補者の募集として掲載するが、高校24期以降の候補者がリストアップされていないため、募金委員会等とも連携しながら若手同窓生へのアプローチを検討していく。
・記念誌委員会では、寄稿を依頼するための各期・各クラブ担当者への呼びかけが課題となっており、特別号が配信された２月以降に具体的な活動を開始する。

【協議事項】

１．募金委員会(報告事項を含む)

◆１-1.募金入金状況と今後の対応について
・募金については、期をグループ分けして寄附の目標金額を設定しているが、高校25-45期の年代については、募金金額の伸びも低調で、各期同期会などの開催情報を収集し、個別に幹事に働きかけて募金の依頼を行っていく。
・幹事不在の期に対しては、メールマガジンを利用し募金や記念誌作成のためのネットワーク作りを進めていく。

◆１-2. 特定寄附が目標金額(50百万円)を超えた時の対応について
・特定寄附が目標金額を超えた時点の対応として、クレジット払、銀行振込、郵便振替の各確認のタイミングに時間差があり、事務局にて確認をした段階でクレジット口座を閉鎖する。
・目標額到達後に特定寄附を振り込んだ方へは、一般寄附へ充当する書面を森田委員長名で、個別に封書で発送することとする。
・一般寄附への充当を希望せず、返金の申し出があれば、個別に応じていくことで検討する。

◆１-3. 今後の募金委員会の開催について
・特定寄附金の目途がつく3月以降については、従来のような毎月での開催は行わず、幹事会の日に合わせて、年2回程度を目処として検討する。

◆１-4. 同窓会事務局について
・同窓会事務局の業務量で、現在は募金委員会関係の負荷が大きくなっている。今後は、募金委員会以外の委員会を含め、それぞれの委員会の中で消化していくよう各委員長に要請する。

◆１-5. 個人情報の不適切な取扱いについて
・1月８日のイベント委員会が実施した第１回連続講座で、個人情報の不適切な取り扱いがあったため、ＩＴ委員会より再度個人情報についての収集と取扱いについての注意が行われた。

２．クリエイトラボの今後の進め方について
・クリエイトラボの施工業者の選定については、3月頃を目処に、100周年事業HPに公募し、コンペの形式で進めていく。
・入札方法や参加条件・資格などは、今後クリエイトラボ委員会でたたき台を作成し、実行企画委員会(2月2日開催)拡大役員会(2月6日開催)・同窓会幹事会(2月18日開催)で承認を得られるよう準備を進めていく。
・空調工事も入札にて、クリエイトラボと合わせて入札全体の進行・管理をDNPに依頼して一括で進める。
・クリエイトラボの運用管理規定については、学校に素案の作成を依頼しており、完成引き渡し後の1年間は試行期間として運用の修正・見直しを行いながら確定していき、運用上の経費負担等のルールについても学校と検討を進めていく。

３．その他
・2月6日の拡大役員会議では、幹事会議題に加え、8月以降のクリエイトラボ運用や、100周年事業の式典(学校主催)の内容等を協議する予定。
・2月18日の幹事会では、１００周年事業(募金・記念誌・式典・祝賀会・クリエイトラボ)の進捗状況の報告に加え、クリエイトラボ・空調施工事業者の公募や、8月寄贈式典・懇親会の内容についても協議する予定。また、次期会長候補者や一部同窓生より提案のあった100周年記念品の件も図る予定。

◆今後の実行企画会議スケジュールについて
2月2日（木）18:00～　第18回100周年実行企画会議　　於：ＤＮＰ
3月2日（火）18:00～　第19回100周年実行企画会議　　於：ＤＮＰ
4月3日（月）18:00～　第20回100周年実行企画会議　　於：ＤＮＰ
5月11日（木）18:30～ 第21回100周年実行企画会議　 　於：ＤＮＰ
6月 1日（木）18:00～　第22回100周年実行企画会議　　於：ＤＮＰ
7月 6日（木）18:00～　第23回100周年実行企画会議　　於：ＤＮＰ
8月 3日（木）18:00～　第24回100周年実行企画会議　　於：ＤＮＰ

※原則として、場所はＤＮＰにて、毎月第1木曜日18：00からの開催とする。
※5月11日（木）のみ開始時間は18：30からの予定。

以　上