第16回　100周年実行企画会議(2016.12.01)　

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■日時:2016 年12 月1日(木曜日) 18:00~20:00
■場所:大日本印刷(株)(以下、DNP)会議室
■出席者:
募金委員会⇒森田委員長
同窓会⇒佐伯会長、中嶋(渉外担当副会長) 、浅田(企画担当副会長) 、山口(IT 担当副会長)、牟禮(会計担当理事)
同窓会(募金委員会を兼ねる)事務局⇒吉田、細田
DNP⇒遠藤、 薮内(記)

【報告事項】

１．記念誌委員会開催（11月21日）について

◆１-1. 各期・各クラブリストの連絡先
・高校1期～68期の内、29の期が不明であることが判明した。今後は、寄附金リストやクラブ等を通じて連絡先を調べていく。
・クラブは、現在活動中と過去10年以上活動していたクラブが51部あり、そのうち現在活動中のクラブは31部あることを確認した。
・記念誌作成にあたり、クラブ顧問の教員連絡先（メールアドレス）の提供を学校に依頼し、了解を得た。あわせて、12月の職員会議で、記念誌委員会への協力を校長から行ってもらうこととした。
・現在活動していないクラブについては、活動時期の各期代表者などに問い合わせ、連絡先を探していくこととする。

◆１-2. 記念誌編集ページ「高津の群像」に追加する人物
・2017年1月発行の会報特別号の紙面で、記念誌委員会にてリストアップした候補者を掲載し、合わせて卒業生からの掲載を希望する人物について募集の告知を行うこととする。

◆１-3. 記念誌編集ページ「コラム」の追加
・学校周辺の町の変遷などについての紹介を検討する。現在近鉄OBルートを活用して情報が収集できないか検討中。

・次回記念誌委員会は、11月21日開催予定。
11月21日開催の記念誌委員会の議事録は、こちら ⇒　第7回記念誌委員会議事録

２．クリエイトラボ小委員会開催（11月16日）について
・学校・在校生より追加で約150件のワークシートの回収を行い、引き続き内容の読込・集約とコンセプト策定に向けて準備中。

◆クリエイトラボならびに空調設備の設計と工事の進め方
・クリエイトラボと空調設備の一括工事について、実行委員会と学校とで検討を進めている。
・空調設備については、電気以外にガスの利用も検討しており、それぞれの初期費用と維持費用の両方で比較検討する必要がある。
・各設備増設に伴う電気容量を想定すると、新たな設備（キュービクル）の追加も必要との意見もあるため、今後検討していく。
・当初学校で調整予定としていた空調関係についても、公共設備として公募での業者選定となり、決定プロセスの透明性が必要となるため、学校側の負荷増大や新たな業務が発生すると想定される。
・クリエイトラボと空調については、進め方や工事の時期などを考慮すると、個別ではなく一括にした方が予算的にも効率が良いとの観点から、一括で進め方を検討する方向で学校側の了解を得たので、関係する図面や見積等の資料も学校と連携を図っていく。
・今後は、現在クリエイトラボの全体統括・管理する立場にあるDNPに、空調も合わせて進め方を検討してもらうよう依頼し、準備を進めていくこととする。
・具体的な手順として、2017年3月～4月頃を目処に、公募形式で100周年HPを利用して工事の入札関係の手続きを公開し、業者選定を進めていく。
・クリエイトラボに必要な機器・設備についても、次回委員会にて検討できるよう準備を進めていく。

・次回クリエイトラボ委員会は、12月5日開催予定。

３．校長との面談について

◆３-1.連絡窓口一本化の件
・100周年事業に関する活動が、委員会ごとに多岐にわたってきて、学校への問い合わせや依頼事項が増加してきているため、学校側から連絡窓口の集約・一本化の要請があった。
・今後は、重要な意思決定については、村田校長と佐伯同窓会長が関与し、事務連絡の調整事項は石田事務長と各実行小委員会を窓口として一本化することを再確認した。
・また、メールでの連絡の際は、石田事務長への配信と同時に、校長、同窓会事務局、佐伯会長へもCCにて同時配信することを徹底する。

◆３-2.イベント委員会活動取りまとめの件
・学校から、イベント委員会で検討している講演会（今後10回程度を検討中）についても、講演会ごとでの個別交渉ではなく、内容やスケジュール等の全体概要を実行企画委員会で取りまとめて欲しいとの強い要請があった。
・また、講演会については、地域住民を含めた一般者も対象とする場合は、事前に学校への確認と了解が必要となるため、今後十分に注意して欲しいとの要請があった。

３-3.その他
・高風クラブ会員に対して、PTA会報と一緒に募金趣意書と振込用紙を同封して募金の依頼を行った。
・今後作成する卒業アルバムについて、学校からアルバム作成業者の連絡先を連携してもらい、データ提供の依頼は直接実行委員会が業者と交渉・調整を図ることとなった。

【協議事項】

１．募金委員会(報告事項を含む)

◆１-1. 10月の入金状況と活動状況について
・今回督促状を発送した16期から30期については、発送前の月の推移と比べて約500万円の増加が見られ、募金活動に効果があった。
・今後、2017年1月末に会報特別号に募金振込用紙を同封して発送予定であるが、特定寄附申込期限の3月末までに、再度督促状を発送するかどうかを、2月の入金状況を見て検討していく。。

◆１-2. 年内2回の一斉メール配信について
・特定寄附での今年度の所得控除対象となる12月末までに、2回の一斉メール配信による依頼を検討しており、その文案について検討した。12月中旬発送分については、特定寄附金の残り枠についても記載し、2回のメール配信の内容に差が出るよう文面に配慮して作成することとした。

◆１-3. イベント委員会の活動について
dscn3548ss・イベント委員会企画による講演会については、現在候補となる卒業生のリストアップ及び出演の打診中である。
・1月8日開催の織田作之助研究者による講演会についても、同窓会メールマガジンの告知を依頼し、来場者の増加を図っていく。
・イベント委員会から、独自Facebook開設について要望があったため、了承し進めていくこととした。
・学校の既存施設利用での講演会開催については日程に制約があるが、来年8月以降にはクリエイトラボも完成するため、ラボを利用した講演会としての日程調整も検討していく。
・募金委員会の今後の予定としては、12月8日、1月12日、2月18日と、特定寄附申込期限の3月までは、毎月の開催を予定している。4月以降については、一般寄附金のみとなるため、寄附金の状況をみて、今後の予定は改めて検討していく。

11月10日開催の募金委員会の議事録は、こちら ⇒　第6回募金委員会議事録

11月19日開催のイベント委員会の議事録は、こちら ⇒　第3回イベント委員会議事録

２．次回会報特別号(FromKOZU36号)

・DNPより次回会報特別号についての、デザインカンプ提示があり検討した。
・募金報告については、グラフや金額の表示において、一般寄附と特定寄附の内訳が分かるよう配慮していく。また、寄附があったクラブ名も表示していくようにする。
・クリエイトラボ進捗紹介については、卒業生にもラボを利用する機会があることをPRし、寄附の依頼につなげていけるよう紙面でアピールする。
・今回発送する会報には、11月末までの寄附者の氏名を記載した芳名録を同封することとなり、その体裁について検討した。DNPからのレイアウト見本の提示も参考に、A4版・両面を利用して、横組みにて作成することとした。また、ワンネットシステムにも寄附者リスト抽出のためのシステムも別途作成を依頼することとする。
・芳名録に記載する氏名については、今回の寄附振込者として登録のあった内容で記載し、旧姓の併記は行わないこととする。また、外字についても現在宛名にて出力している文字で対応していく。
・会報発送に関連する宛名台紙等の仕様や日程については、同窓会事務局、ワンネットシステム、DNPの3社にて11月24日に打ち合わせを行い、準備を進めている。

３．その他

・卒業生より、100周年記念式典参加の在校生に対して、記念品を贈呈してはどうかとの意見があったが、寄附金を出来るだけ基金に残したいことから、記念誌に含めるDVDを記念品とする方向で来年２月開催の幹事会に諮ることとした。
・今後の各委員会の活動を円滑に進めていくことと、同窓会事務局の負荷軽減を図ることも考慮し、各委員会が各期幹事へ直接連絡を取れる仕組みが必要との意見があった。協議の結果、取りあえず各委員会は同窓会事務局へ照会を行い、了承を得た上で進めていくことした。
・各委員会に対しても、連絡先として個人用メールアドレスを使用するのではなく、委員会運営用に別途に専用メールアドレスの設定を依頼することとした。


◆今後の実行企画会議スケジュールについて

＜2017年＞
1月 10日（火）18:00～　第17回100周年実行企画会議　　於：ＤＮＰ
2月 2日（木）18:00～　第18回100周年実行企画会議　　於：ＤＮＰ

※原則として、場所はＤＮＰにて、毎月第1木曜日18：00からの開催とする。

以　上