第7回　100周年実行企画会議(2016.03.10)　

■日時:2016 年 3 月 10 日(木曜日) 18:00~20:00
■場所:大日本印刷(株)(以下、DNP)会議室
■出席者:
募金委員会⇒森田委員長
同窓会⇒佐伯会長、中嶋(記念誌担当副会長)、浅田(企画担当副会長) 山口(IT 担当副会長)、牟禮(会計担当理事)
同窓会(募金委員会を兼ねる)事務局⇒吉田、細田
ワンネットシステム(株)(以下、ワンネット)⇒中村、藤掛、桐村
DNP⇒杉浦、遠藤、日下田、浅田、 薮内(代理で記)

【報告事項】

1.卒業式(2 月 29 日、3 月 1 日)の件⇒佐伯会長より
・PTAに対しての募金依頼は、学校では直接の集金活動は不可のため、趣意書・振込用紙を配布し個別に申し込んでもらう方向で調整する。
・高風クラフは、4 月に役員会、6 月に総会が予定されており、役員会での方針を受け調整する。

2.記念誌委員会(3 月 2 日)の件⇒浅田副会長より
・3点セットについて、資料CDと映像DVDの1本化の意見があり、DNPから「可能であるが、動作が不安定のため、あまり推奨できない」との説明あり。今後、映像制作の中心となるDNP映像センターとも相談の上、仕様を決定していく。
・「群芳」に掲載文から、今回一部抜粋して記念誌に載せる予定で選定中である。掲載されなかった文章も含めて、資料編としてDVDに収めてはとうかを検討していく。
・次回記念誌委員会については、4 月 5 日開催予定。(学校側の人事異動を受け、5月末までに DNP を加え正式キックオフを予定。)

【協議事項】

<1.DNP関連>

11.趣意書、会報特別号、振込用紙、封筒等の件

・DNPより、色校正等最終確認用の校正の提示があり、実行委員会にて確認を行った。 ・趣意書については、同窓会員向けの発送分とは別に、現役学生やその他関係者にも配布予定のため、2000 部別途印刷にてDNPへ発注する。
・3 月 26 日に幹事会、募金委員会の開催を予定しており、その時に趣意書等を配布し、全員に説明をしたいと考えているため、各 50 セットの準備が必要。
・趣意書・会報特別号は、同窓会員の手元に案内が到着した時点で、WEBでの寄附申込が直ぐに出来るよう、3 月 31日の発送にて準備を進める。
・今回の会報特別号の日程や進め方の改善を図るため、次回の企画会議で協議する。
(追記:35号(7月号)の100周年企画案についても協議する。)

<2.ワンネット関連>

21.ペイジェントとの契約の件

・ペイジェントからは、クレジットの契約先としてJCBの取扱いは不可との回答が一旦あった。現在、事務局 より取扱いをしてもらうべく交渉中であるが、JCBから 3 点の問い合わせがあり、11 日に回答した上で、最終 結果が判明の予定。
・VISA、Master については取扱いOKの方向。

22.入金管理システム・帳票システム進捗確認の件

・最終の動作確認については、IT 委員会が 3 月 15 日ワンネットにて確認する。 ・ワンネットより、デモ画面にてWEBでの寄附申込の流れや、管理者画面、帳票システムの内容についてひととおり説明が行われた。

23.100 周年ホームページの進捗確認の件

・ワンネットより現時点で完成しているホームページ画面について説明が行われた。また、スマホやタブレット 対応での画面の見え方についても説明が行われた。
・100 周年ホームページは、会員以外の一般の人でも閲覧が可能であり、また寄付についても申し込みが可能と なっている。
・ホームページでのコピーライトの表示は、100 周年事業実行委員会の名称にて表示する。
・100 周年ホームページのアドレスは、趣意書や会報特別号にも掲載し、認知度を上げる。
・100 周年ホームページの今後の立ち上げの時期や、クレジット決済での寄附入金受付画面開設のタイミングについても、3 月 15 日打ち合わせの際に相談する。(追記:4月1日午前10:00と決定。)

<3.その他>

31.ワンネット及びDNPへの支払の件

・今回の作業依頼分の精算等については、DNPからは見積もりの提示を受け、金額・内容を確認後、注文書等の書面で進めていく。
・趣意書や封筒の増刷の場合の見積もりについてもDNPへ依頼し、今後検討していく。
・ワンネットについても、3 月 15 日打ち合わせでの確認を行い、検収を行っていく。

32.3 月 26 日の幹事会、募金委員会の準備の件

・出席予定者の把握と、趣意書、会報特別号、封筒の完成版を準備して当日配布・説明を行う予定。
・期別幹事に対しては、今後の募金集計状況を説明する「期別入金者リスト出力イメージ」を準備して、運用方法について説明を行う予定。

<今後のスケジュールについて>

※6 月 9 日の予定は、6 月 6 日に変更とする。

4月14日(木) 18:00~　第8回 100周年実行企画会議 於:DNP
5月9日(月) 18:00~　第9回 100 周年実行企画会議 於:DNP
※会報特別号(35 号)発行の打ち合わせ
6月6日(月) 18:00~　第10回 100周年実行企画会議 於:DNP
7月14日(木) 18:00~　第11回 100周年実行企画会議 於:DNP
8月8日(月) 18:00~　第12回 100周年実行企画会議 於:DNP

※原則として、場所はDNPにて、毎月第2木曜日 18:00 からの開催とする。