第14回　100周年実行企画会議(2016.10.06)　

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■日時:2016 年10 月6日(木曜日) 18:00~20:00
■場所:大日本印刷(株)(以下、DNP)会議室
■出席者:
募金委員会⇒森田委員長
同窓会⇒佐伯会長、中嶋(渉外担当副会長) 、浅田(企画担当副会長) 、安本(記念誌担当副会長) 、山口(IT 担当副会長)、牟禮(会計担当理事)
同窓会(募金委員会を兼ねる)事務局⇒吉田、細田
DNP⇒杉浦、日下田、 薮内(記)

【報告事項】

１．実行委員会の新組織・担当について
・創立100周年記念事業実行委員会の担当・組織が一部見直され、その内容が佐伯会長より説明された。
・本会議より、記念誌・映像・会報特別号を統括する安本副会長が参加することになった。

２．拡大記念誌委員会開催（10月3日）について
・今後、特別号で以下の記事を掲載する。
2017年1月号・7月号：　記念誌についての概要告知と寄稿の依頼し、2017年12月末を締切りとする。
2018年2月号：　　　　記念誌申込を告知する。

拡大記念誌委員会の議事録は、こちら ⇒　第2回拡大記念誌委員会議事録

 

【協議事項】

１．募金委員会(報告事項を含む)

◆１-1.　入金状況と今後の活動方針について

・9月29日に募金委員会が開催され、9月末現在で約5180万円、そのうち特定寄附は約3100万円となっている。
・特定寄附金の期限が来年３月であり、未達の約1900万円の募金活動が最優先で活動を進める必要があり、具体的な今後の活動としては、以下の3点を中心に検討している。

①高校16-30期を対象にした募金の依頼
②メールを通じての募金の依頼
③2017年１月会報発送時に、全会員へ募金用振込用紙を同封し募金の依頼

◆１-2.　お礼状の発送について

・10万円以上の寄附者に対し、100周年記念事業実行委員会・岡藤委員長の名前で、お礼状を送付する文案が森田委員長より提示され、確認を行った。発送は、10月中に準備出来次第発送する。

◆１-3.　高校１６－３０期限定の募金依頼文書について

・高校16-30期を対象とした募金の依頼については、期別募金状況を通知したお願い文と、振込用紙2種（一般寄附用・特別寄附用）を同封することとする。
・文案については、協議の結果、期全体の募金状況を開示し、全て同文案で発送することとし、対象となる同窓生約5000名に対し10月下旬に手元に届くように準備を進めることとする。

(後日、岡藤委員長より、各期毎の寄附者リストを同封する案が提示され、その方針で作業を進めることになった。)

◆１-4.　メール配信について

・メールでの募金依頼(約4,000通)については、高校１６－３０期依頼の郵送が届くころと時期を合わせて10月末に1回目、続き11月末、12月中旬の合計3回配信を行う予定する。なお、次の意見があり、募金委員会で検討することになった。

イ．メールには、期別の募金状況が確認出来るサイトのHPアドレスも記載するようにする。
ロ．本文についても、年代層によって一部内容を差替える工夫を検討する。
ハ．メール本文の体裁についても、読んでもらえるようなインパクトのあるレイアウトを検討する。

◆１-5．イベント委員会の今後の進め方について

・第一弾として企画されていた「大塚善章さんプレ記念コンサート」の件については、2017年5月14日開催で準備を進め、今後は、同窓生による講演会も検討中。具体的には、「織田作之助」について研究している同窓生の講演を企画中で、学校の視聴覚室を利用して2017年1月での開催で調整している。
・イベント委員会の企画は、HPや会報特別号で告知し、申込方法は、100周年記念HPに入口を設け、リンク先以降の対応はイベント委員会が対応する。
・過去に開催実績がある「ゴルフ大会」や「テニス大会」はイベント委員会が担当し、事務運営も含めて取りまとめて進める。

◆１-6．領収書発行用システムの改修について

・特定寄附者への領収書で、現在は宛名部分に住所表示を併記しているが、同窓生より苦情があり、氏名印字のみにて発行するようシステム会社へ修正を依頼することとした。

２．クリエイトラボ委員会(報告事項を含む)

◆２-1.活動状況について

・9月13日にクリエイトラボ委員会を開催し、今後の進め方について検討した。
・8月の総会や9月3日・4日の記念祭などでクリエイトラボについてのワークシートを配布し、213件のワークシートを回収した。
・10月6日には、学校教員に対してもワークシートの配布を行い、2週間後をめどに回収の予定。
・学生に向けても1～2年生を対象に来週中には配布予定。委員会の小路先生や、たき口先生を通して各担任にも配布の依頼を行っている。

◆２-2.　今後のスケジュールについて

・今後の進め方としては、回収したワークシートの内容を確認し、今後のコンセプト作りに役立てるよう意見の集約やキーワード等の抽出を行う。学校教員に対しては、記載された内容を確認し、さらに個別にヒアリングを行うことも検討している。10月24日(月)に『クリエイトラボ委員会』を実施、現時点での教職員ワークシートについての議論と管理規定の作成の仕方について議論の予定。
・2016年12月～2017年1月中にクリエイトラボ新設のコンセプトを決定し、2月～3月中にてマスタープラン決定、その後実設計へと進めていきたい。

◆２-3.　施設管理規定について

・完成後の運用についても検討が必要であり、施設予約の方法や管理規約等の作成準備を学校へ依頼する必要があり、今後必要な事項を学校側と調整を図ることとする。

◆２-4.　業者選定等について

・クリエイトラボの企画や業者選定にあたって、DNPの役割を再度確認する必要があるため、次回の実行企画会議で検討できるよう準備を進める。
・クリエイトラボの最終仕様決定についても、今後は学校責任者との調整が必要であり、意思決定のプロセスについても明確にしていくことが重要との意見があり、学校の空調設備についても同様の扱いで対応していくこととした。

３．会報特別号（36号）の構成案

・2017年1月に発行予定の会報特別号について、構成案がDNPより提示され、説明が行われた。
・全体8ページとし、大きくは従来から掲載の記事（総会報告、決算並びに予算、母校だより、その他告知事項など）と100周年事業関連記事（募金やクリエイトラボ、記念誌進捗など）にて構成する。
・2017年1月23日頃の発送を目標とし、1月中には同窓生の手元に届くよう日程を検討する。
・原稿については、既に確定している内容は順次DNPへ提出し、学校からの提供が必要な原稿については11月20日締切で依頼することとする。12月1日の企画実行会議では、ほぼ確定した内容を確認し、12月中校了の予定で進行する。

４．その他
今後の実行企画会議スケジュールについて

＜2016年＞
11月 4日（金）18:00～　第15回100周年実行企画会議　　　於：ＤＮＰ
12月 1日（木）18:00～　第16回100周年実行企画会議　　　於：ＤＮＰ
＜2017年＞
1月 10日（火）18:00～　第17回100周年実行企画会議　　　於：ＤＮＰ
2月 2日（木）18:00～　第18回100周年実行企画会議　　　於：ＤＮＰ

※原則として、場所はＤＮＰにて、毎月第1木曜日18：00からの開催とする。

以　上