第3回　100周年実行企画会議(2015.11.12)　

第3回_100周年実行企画会議

■日時：2015年11月12日（木曜日）　18：00～20：30
■場所：大日本印刷(株)(以下、ＤＮＰ)会議室
■出席者：
募金委員会⇒森田委員長
同窓会⇒佐伯会長、中嶋(記念誌担当副会長)、浅田(企画担当副会長)、山口(IT担当副会長)、牟禮(会計担当理事)、　
同窓会(募金委員会を兼ねる)事務局⇒吉田、細田
ワンネットシステム(株)(以下、ワンネット)⇒中村、藤掛
ＤＮＰ⇒杉浦、遠藤、関、辻野、日下田、薮内(記)

《議事》

【報告及び協議事項】

１．100周年事業　組織体系について

・100周年実行委員会の組織、体系について一部見直しを図ったため、その修正案について資料が配布され、同窓会会長より報告・説明があった。（「当日配布資料①」参照）

２．各プロジェクト(委員会)の進捗状況について

２１．式典委員会

式典を学校行事として開催予定のため、現職教員の真野教諭と同じ期(高30期）を中心に主担当を依頼している。

２２．祝賀会委員会

岡藤会長の高20期で委員組成を同期幹事(任氏)と相談したが、東京・大阪を取りまとめることが難しいと判断した。そこで、１２月１７日に岡藤氏を交え伊藤忠商事OBの２２期、２３期を核とし調整を検討する。

２３．募金委員会

森田募金委員長の期である高21期を主担当とする。さらに学校、ＰＴＡ等への連携も図るため、学校側へは、教頭への委員の就任を打診する。また、同窓会より筆頭副委員長の選任を行い、組織の拡充を進めていく。（10月19日の第2回募金コア会議については、「当日配布資料②」参照）

２４．記念誌委員会

同窓会より粕井氏、三好氏（いずれも高22期）に記念誌特別委員の就任を依頼し、了解を得た。11月6日に第1回記念誌委員会打ち合わせを行い、ＤＮＰより今までの経緯についての説明と、今後の進め方について打ち合わせを行った。（11月6日の打ち合わせ内容については「当日配布資料③」参照）

・伊勢田主幹（高33期）、鈴木教諭（高33期）に対して、学校側の委員として就任を依頼している。伊勢田主幹は、過去の年史作成時にも関わっており、学校関係の情報に詳しいことと、鈴木教諭は、同窓会・会報の学校原稿の取りまとめを担当しもらっており、今後の記念誌・ＨＰとの連携が図れることを期待している。尚、次回11月26日（木曜日）にキックオフを予定している。
・現在同窓会ＨＰ（群芳）の中で、著名人や頑張る同窓生を紹介するコンテンツを既に開示している。今後も各期幹事や、過去の群芳（同窓会名簿）での寄稿者への再取材を行うなど対象範囲を広げて内容の充実を図り、記念誌・ＨＰ連携の企画にも役立つよう引き続き準備を進めていく。

２５．臨時増刊号委員会

・従来、会報委員会が「FROM KOZU」制作窓口となっていたが、次回会報（2016年3月頃発行予定）は、100周年に向けた特別号の扱いで検討している。今後も100周年を迎える2018年7月発行予定の会報までは、臨時増刊号扱いにてＤＮＰにて作成することを検討中のため、新たに委員会を設けて進めていきたいと考えている。(１１月１９日拡大役員会で審議予定。)
・記念誌制作の際に収集する情報は、今後会報やＨＰ、ＦＢと連携させていく必要がある。（「当日配布資料④」参照）

２６．寄付施設委員会

特定寄付対象の「空調設備」と「クリエイトラボ」（ラーニングコモンズ）の申請手続きを浅田副会長（高22期）が進めている。既に、大阪市立大学にあるラーニングコモンズの視察を行い、同志社大学も視察を予定している。

・高校としては、過去に岸和田高校において規模は小さいが食堂を一部改修した類似事例があると聞いている。高津高校としては、大阪府下初の本格的なラーニングコモンズを実現できるよう準備を進めていく。

２７．ＩＴ委員会

・同窓会山口副会長（高31期）を主担当として、寄付金管理システムや100周年事業ＨＰの充実、運営・管理を行っている。

３．実行委員会の新年会(顔合わせ)について

・会長より、上記各委員会の委員長や学校、ＰＴＡ，高風クラブの関係者での顔合わせを兼ね、2016年1月29日18：30より上本町百楽本店にて100周年実行委員会としての新年会を企画している旨の報告があった。

４．大阪府教育委員会(以下、府教委)交渉の進捗状況について

・特定寄付対象施設（空調設備とクリエイトラボを想定）の申請について、学校の石田事務長に書類の準備や府教委との交渉を依頼しており、その経過について連絡があったため、「当日配布資料②」が配布され、同窓会会長より説明が行われた。
・府教委より見積書宛先の修正や、募金趣意書など事前に準備すべき書類の追加などの指摘を受けたとのことであるが、詳細を把握すべく森田募金委員長と牟禮副会長にて石田事務長を訪問し、確認のうえ準備を進めることとした。面談の日程については、来週早々を目処に調整を行うこととする。

５．寄付金・記念誌預り金管理システムの進捗状況について

ワンネット　中村氏、藤掛氏よりクレジット決済システムの画面遷移についての資料が配布され、画面イメージについても提示があり、説明が行われた。

・システム開設のタイミングとしては、募金趣意書が先に手元に届いており、100周年事業ＨＰでも告知が行われている状態でスタートすることを想定している。
・今回構築するクレジット決済システムの入口は、100周年事業ＨＰ、同窓会ＨＰ（群芳）会員サイトの中に開設されており、どちらのＨＰからも申込可能な設計を想定している。
・画面としては、それぞれのサイトの中で別ウインドウが開く仕様を想定し、申込入力完了後は、ウインドウを閉じるとそれぞれのサイトに戻る設計を想定する。
・特定寄付、一般寄付、記念誌購入のためのそれぞれの申込用ボタンは、すぐに認識できるようサイトの冒頭に配置するよう配慮する。
・また、寄付、記念誌購入の両方に申込をしてもらえるよう誘導し、そのための申込用ボタンの配置場所についても検討していく。
・同窓会ＨＰ（群芳）会員サイトからの申込者は、先にログインＩＤ，パスワードを入力しているため、個人情報入力を省略できる仕組みが出来ないか検討していく。
・申込者の便宜を図るため、卒業期の早見表も掲載する。
・寄付での受付完了や、記念誌購入の申込内容確認の通知に使用のため、E-mailアドレスも入力の必須項目として検討する。
・寄付については、今回は口数での登録ではなく、1000円以上での希望する金額を各自で入力してもらう方法を採用する。
・金額が多額となる申込者に対しては、入力完了前に再度申込内容を確認してもらう画面を表示したいと考えている。金額については、100万円以上を想定する。
・決済できる金額の上限については、事前に事務局よりペイジェントに確認をしておく。
・記念誌については、寄付者の芳名録を記載することを検討している。ただし寄付者の氏名のみとし、金額については掲載しない方向で進める。寄付の申込時に芳名録への記載の可否は事前に確認するよう設計する。
・特定寄付での領収証の提出は、申込者以外の名義での発行を可能とするかなど運用方法については今後検討する。
・特定寄付については、申込完了時に、受付完了のメールの送付と、必要な場合は各自で受領書を出力できる仕組みを構築する。正式な形での領収証については、後日事務局より郵送にて送付するものとする。
・一般寄付については、過去の80年、90年の時も領収証を発行しておらず、今回も発行しない予定であるが、特定寄付と同様に、申込完了時の受領書については各自で出力できる仕組みを構築する。
・多額の寄付による記念誌贈呈の特典は、今回は採用しないこととする。
・記念誌購入については、申込者が各自で冊数を入力する方法を採用する。申込冊数が複数の場合でも送付先は1か所のみの運用を想定し、申込画面でも注意を促していく。
・記念誌の単価は、1冊5000円とする。（過去に群芳（同窓会名簿）について、1冊5000円での販売実績あり）
・記念誌の申込受付の時期（2017年春頃開始を想定）と発送の時期（2019年春頃を想定）にずれがあるため、申込後に住所変更となった人の対応を検討しておく必要がある。
・記念誌購入に対しては、今後の問い合わせ対応のためにも申込時に予約番号を付与し、管理していくこととする。
・記念誌購入の預かり証については、はがきに印刷して郵送する予定である。記載内容については記念誌の送付先、予約番号も印刷する方向で検討する。
・記念誌購入の返品対応については、個別対応として事務局が対応することとする。返金が発生するような場合も、合わせて事務局での対応を今後検討する。
・寄付ならびに記念誌購入のクレジット決済用としては、今後の管理を考慮し3つの口座を開設してそれぞれで管理することとする。いずれも募金委員会の名義にて開設予定である。
・決済システムの管理帳票については、仕様・内容含めてワンネットにて引き続き検討し、次回12月7日の企画会議までに提示できるよう準備を進める。
・ＨＰでの100周年事業コンテンツについては、趣意書や会報特別号とのデザインの連携も図るため、内容が確定してくる2016年1月からの作成を想定して準備を進めていく。
・決済システムの画面遷移については、今回説明のあった案にてほぼ確定とし、ワンネットにて作業を進めていくこととする。各画面での細かな表現等の訂正については、次回12月7日の会議までに修正版にて確認できるよう準備を進めていく。
・決済システムでの入力テスト・検証については、2016年1月～2月を目処に進める。

６．趣意書・臨時増刊号の進捗状況について

ＤＮＰより、趣意書デザイン案と会臨時増刊号についての構成案3案が提示され、説明が行われた。

・趣意書については、当初8ページを想定していたが、同時に発送することとなった臨時増刊号との内容の重複を考えると4ページ程度でも良いのではないかとの説明があった。記載する文章も当初年代別に差し替えて作成する方向としていたが、初回については同じ内容にて作成し、募金の申込状況を見ながら、再度年代別を意識した趣意書の作成を検討していきたいとの説明があった。
・デザインについては、表紙に大きくはっきりと「募金趣意書」の表示を行うよう修正し、発行元は、100周年実行委員会とする。
・募金概要、申込方法についても実際に原稿を挿入してレイアウトを確認の上今後の仕様を検討する。文字量が多くて4ページで収まらない場合は、申込方法等を別刷にして挟み込むなどの対応を今後検討していくこととする。
・趣意書については、国税への対応にも必要な書類となっているため、12月上旬までにほぼ内容が確定できるよう、引き続き準備を進めていく。
・全体的に緑を基調とするデザインで、趣意書、ＨＰでのイメージの統一を図っていく。ＤＮＰで作成するデザインについては、素材の提供を受けて、ＨＰでも連携を図っていくこととする。
・臨時増刊号については、100周年に関連する特別な情報の他に、毎回掲載している項目があるため、すべてを記載する方法としてページ数の異なる3つのパターンを想定してＤＮＰより提案があった。
・従来の会報を制作している予算を考慮し、12ページあるいは14ページの案のどちらかで検討していく。それぞれの仕様での見積もり提出をＤＮＰに依頼し、次回11月19日の拡大役員会に諮れるよう準備を進めることとする。

※会議後、細田氏との打ち合わせにより会報へのコンテンツ増加の可能性が報告され、特別号vol.1については、16ページでの構成を提出予定となった。

７．その他

・2016年1月14日（木曜日）開催予定の第5回100周年実行企画会議について、日程変更の申し入れがあり、1月12日（火曜日）に変更することとした。（開始時間、場所については変更なし。）

＜次回会議までの課題＞

・決済システムの修正版・管理帳票の準備【ワンネット】
・趣意書・臨時増刊号の見積の提示（１１月１９日拡大役員会に提出）【ＤＮＰ】
・趣意書　デザイン修正案の準備（同上）【ＤＮＰ】
・臨時増刊号　構成案修正案の準備【ＤＮＰ】
・クリエイトラボの必要書類の準備【同窓会・ＤＮＰ】

＜今後のスケジュールについて＞

11月 19日（木）18:30～　平成27年度　第1回拡大役員会　於：同窓会室
12月 7日（木）18:00～　第4回100周年実行企画会議　　　於：ＤＮＰ
12月 13日（日）11:00～　東京定例会

2016年の予定

1月 12日（火）18:00～　第5回100周年実行企画会議　　　於：ＤＮＰ
2月 12日（金）18:00～　第6回100周年実行企画会議　　　於：ＤＮＰ
3月 10日（木）18:00～　第7回100周年実行企画会議　　　於：ＤＮＰ
4月 14日（木）18:00～　第8回100周年実行企画会議　　　於：ＤＮＰ

※原則として、場所はＤＮＰにて、毎月第2木曜日18：00からの開催とする。

以　上